Como Criar e Enviar Um Orçamento Para Seu Cliente

Criar um orçamento pode parecer simples, mas a verdade é que existem muitos detalhes aos quais deverá prestar atenção. O orçamento é muito importante, até porque ele poderá ser o grande diferencial. De fato pode ser a diferença entre conseguir um cliente, ou perdê-lo. Exatamente por essa razão devemos ter muito cuidado ao fazer um orçamento e enviá-lo para os nossos clientes.

A verdade é que a maior parte dos empresários não sabe como fazer um orçamento, e por isso acabam perdendo clientes, ou não ganhando novos clientes.

Com as novas tecnologias e a internet, vemos empresários que dão o orçamento respondendo aos e-mails, escrevendo no próprio corpo do texto, sem qualquer formalidade.

O grande problema é que, embora seja bem mais rápido e prático, isso passa uma imagem desleixada e pouco profissional da sua parte. O orçamento faz parte da imagem da sua empresa, e por isso não deve se descurar nem um minuto.

Lembre-se que a primeira impressão é aquela que conta, e a que mais fica. Quando os clientes recebem um orçamento bem montado, apelativo, ele saberá que você teve todo o cuidado ao fazê-lo, e dando toda a atenção que ele merece, mesmo sabendo que poderia não se efetivar em um negócio.

Design

Se é verdade que uma folha branca não chama a atenção de ninguém, também é verdade que um orçamento onde existem muitas cores e é muito cheio de “bonequinhos” cansa os olhos do cliente, e poderá até ser prejudicial para a conclusão do negócio.

Assim, o importante é achar um meio termo, mas sempre puxando para o “menos”, porque afinal de contas, menos é mais!

Crie um orçamento com um design limpo e que seja de fácil compreensão para facilitar a leitura por parte do cliente.

Use as cores, fontes, e tamanhos para criar um aspecto visual mais chamativo. Poderá diferenciar dessa forma os títulos e os subtítulos. Poderá fazer uso do negrito e do itálico para aspectos que considere mais importantes.

Logotipo

O logotipo é a identidade visual da empresa, e por isso ele deverá constar em todos os orçamentos que envia. É quase como se fosse a assinatura da sua empresa, até porque ele traduz toda a personalidade da marca.

Tenha certeza que o logotipo da sua empresa se encontra bem visível no orçamento que envia. Dessa forma o cliente poderá perceber todo o seu potencial, além de poder reconhecê-lo visualmente.

Data e Assunto

A data e o assunto do orçamento deverão estar no topo do documento, até porque são dos aspectos mais importantes. Deverá, logo abaixo, incluir um pequeno texto onde inclui uma conversa que tenham tido anteriormente com o cliente, com o requisito do orçamento, e também inclua o que ambas as partes esperam em retorno.

Contatos

Da mesma forma que devemos colocar o logotipo da empresa em todos os meios, com os contatos acontece exatamente a mesma coisa. Eles são o nosso maior trunfo, até porque é através deles que conseguimos uma relação mais próxima com o cliente.

Como sabe, com toda a certeza, é muito mais fácil fechar um negócio por telefone e pessoalmente do que através de um orçamento enviado por e-mail.

Assim, vamos usar o orçamento, nosso primeiro contato (mais formal), para estabelecer uma proximidade com o potencial cliente.

Inclua sempre os seus contatos telefônicos e a morada da empresa em seu orçamento (poderá colocá-los no rodapé ou em baixo do logotipo).

Detalhes do produto / serviço

Um orçamento não é apenas um papel onde você coloca o preço final do produto ou serviço que foi solicitado. É imprescindível que o orçamento seja detalhado, com todas as informações do serviço a prestar ou o produto a vender.

Inclua em seu orçamento detalhes como os pacotes oferecidos (caso tenha essa opção), os valores para cada um, a especificação do produto / serviço, a forma de entrega, os prazos de entrega / conclusão, valores acrescidos, taxas extras (como deslocações, por exemplo).

O importante é que o cliente fique sabendo com exatidão aquilo que você está disposto a oferecer. Lembre-se que na hora de fazer o seu orçamento está vendendo o seu produto, ou serviço. Então vale a pena caprichar!

Valor Combinado

Inclua também, no caso de terem acordado, a data para efetuar o pagamento.

No fundo do documento deverá constar a sua assinatura, com data, local, e carimbado, preferencialmente.

Utilize da Tecnologia

Um sistema pode agilizar bastante a criação dos orçamentos, geralmente eles puxam automaticamente sua lista de produtos e serviços, verificam seu estoque e até mesmo dão baixa no financeiro.

Além da praticidade, você vai conseguir ver o histórico dos orçamentos negados e aprovados, acompanhar as datas de envio e também gerar relatórios dos colaboradores e dos orçamentos gerados por eles.

Outra vantagem é que tudo salvo e organizado nas nuvens, sem depender do seu computador e nem amontados de papeis.

Lembre-se: um bom orçamento bem feito e profissional pode ser o diferencial da sua empresa para com as demais.