Como Fazer a Análise SWOT

Ao gerir uma empresa, é necessário conhecer todos os fatores que norteiam as decisões administrativas e gerenciais, e trazer a tona as características que fazem o negócio progredir. Uma técnica que muitos empresários e gerentes utilizam para determinar esses fatores e características é a aplicação da Matriz SWOT.

O que é a Análise SWOT?

SWOT é um acrônimo para Strength, Weaknesses, Opportunities e Threats, onde sua tradução seria Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Esse sistema foi desenvolvido por Albert Humphrey, da Universidade de Stanford, em meados da década de 1960.

O funcionamento é simples. Por meio de pesquisa, define-se quais são as forças que uma empresa tem frente ao mercado, quais são as fraquezas conhecidas, se existem oportunidades externas que permitiriam uma evolução, e se existe também ameaças que poderiam atrapalhar o andamento econômico da empresa. O funcionamento é simples, mas a dinâmica e o processo de aplicação detém estudos aprofundados, e uma viagem de autoconhecimento empresarial. Ao final do processo, certamente o gestor terá uma visão diferente da empresa.

Não existe um passo-a-passo definitivo, ou uma receita pronta, pois cada empresário aplica da maneira mais adequada ao seu negócio. Porém, existe um caminho base que pode ser seguido inicialmente por qualquer empreendedor.

A SWOT está dividida em dois grandes grupos, cada um deles também dividido em dois grupos. O primeiro grupo relaciona os fatores de seu Ambiente Interno, e é subdividido em Forças e Fraquezas. O segundo grupo delimita os fatores correspondentes ao seu Ambiente Externo, e subdivide-se em Oportunidades e Ameaças.

Em forças e Fraquezas podemos classificar todas as características que são inerentes ao negócio da empresa, e que a influenciam internamente. É aqui que começa a jornada de autoconhecimento, pois serão listadas nesse grupo tudo que torna a empresa forte, capaz de agir, tomar decisões, as cadeias produtivas, os processos facilitadores, etc. E também as fraquezas, ou seja, tudo que atrapalha o andamento da informação e dos processos, as demoras, erros sistêmicos, vícios, entre outros. Nessa etapa, o gestor deve ser coerente e sincero. Listar todas os fatores, todas as características, para justamente ter um panorama mais preciso do que acontece internamente na sua empresa. Muitas vezes, já nesse primeiro momento, pode-se ter algumas surpresas.

As Oportunidades e Ameaças dizem respeito ao ambiente externo, não controlado pela empresa ou pelo gestor. São os fatores que demandam da sociedade, ações governamentais, política de preços, notícias, mercado de capitais, etc. Mesmo não sendo controlados, devem ser levados em conta para projetar ações de gerenciamento, atuando ou se precavendo de futuros acontecimentos.

Para se chegar nessa listagem que fará parte de cada fator, o mais aconselhável é a reunião de brainstorming, com membros da equipe. Inicialmente, uma chuva de informações. Depois, passa-se tudo na peneira para obter os itens que realmente são mais importantes. Para cada fator é aconselhável listar 5 itens. Se for muito numeroso, pode criar confusões e falha na classificação. E poucos itens deixariam a análise muito pobre, tendendo a incerteza.

Exemplificando

Para exemplificar, podemos analisar uma empresa de calçados. No Ambiente Interno, como força pode-se determinar que a qualidade do couro utilizado fosse patente própria, o que melhora a imagem e facilita na política de preços. Como fraqueza, podemos apontar que a empresa não tem filiais, portanto não pode transportar com rapidez seus produtos. No Ambiente Externo, como ameaça podemos entender que existe muita concorrência, fazendo o mercado ser muito competitivo e saturado. E como oportunidade podemos entender que a flexibilidade dos preços permitem criar produtos para todas as faixas de consumidor.

Em diversos momentos, as características podem se desenvolver em dois fatores simultaneamente. O fato dessa empresa de calçados ter muita concorrência (visto como ameaça), também pode ser uma oportunidade de criar produtos novos, melhores, mais modernos e com preço mais atraente. O fato de não ter filial (entendido primeiramente como fraqueza) pode dar uma visão de força se o objetivo passar a ser de atender diretamente os clientes (lojas, shoppings) mais próximos, fazendo uma venda mais local, e portanto deixando sua marca exclusiva para apenas determinados estabelecimentos.

Mas muito mais do que uma fotografia da empresa, a SWOT permite análise. Afinal, o objetivo desse estudo é dar ao empresário/gestor informações suficientes para a tomada de decisão, partindo para uma ação que corrigirá ou apenas melhorará sua empresa. Para complementar o entendimento, fazemos a análise cruzada da SWOT, contrapondo os resultados obtidos de um fator interno contra os resultados do fator externo.

Contraponto as Forças e as Oportunidades temos o direcionamento do que está dando certo, podendo ser aperfeiçoado para atender a oportunidade detectada. Usar o máximo para conquistar o atual. Analisando as Forças contra as Ameaças, entende-se que existem maneiras de sobrepor alguma carência frente aos estímulos externos aplicando métodos onde possam ser aproveitadas as forças já existentes.

Fazendo a análise das Fraquezas contra as Oportunidades, identifica-se onde o gestor está deixando de dar atenção, ou sendo desleixado, ou não dando tanto crédito. E, por fim, contraponto as Fraquezas e as Ameaças, é identificado onde a empresa não consegue agir por incapacidade ou imperícia, e portanto deve-se criar mecanismos para não permitir que a empresa seja influenciada por esse cenário.

O objetivo desses cruzamentos é fornecer ao gestor uma estratégia adequada para responder àquela dificuldade, carência ou reforço. As estratégias podem ser ofensivas, de confronto, de reforço ou defensivas. Tudo dependerá de como as informações transitaram na matriz, e como foram alocadas.

1. Forças x Oportunidades = Estratégias Ofensivas;
2. Forças x Ameaças = Estratégias de Confronto;
3. Fraquezas x Oportunidades = Estratégias de Reforço
4. Fraquezas x Ameaças = Estratégias Defensivas

Muitos empresários de sucesso mantem sua matriz SWOT atualizada, e a revisam periodicamente (a cada trimestre, ou semestre). Praticamente refazem a matriz, produzindo um Balanço SWOT, e dessa forma conseguem comprar cenários administrativos. Essa prática auxilia na compreensão de gerenciamento de médio e longo prazo.

Podemos mesclar a SWOT com outras ferramentas de gestão, para se obter informações em contextos diferentes. Existe o método de melhoria e verificação constante chamado Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act – Planejar, Fazer, Checar, Agir). Esse ciclo consiste em um contínuo monitoramento das ações e estratégias administrativas. Depois de efetuada a SWOT, é hora de partir para a ação, e nesse momento entra o Ciclo PDCA. A etapa do planejamento é a SWOT (planejar). Após, inicia-se o plano em ação (fazer), de acordo com as estratégias estabelecidas. Em seguida, confere-se se tudo está sendo executado da maneira correta (checar), e nesse ponto temos que ter a SWOT como um guia. Muitos dos pontos de defesa, detectado no cruzamento Fraquezas X Ameaças, podem estar novamente acontecendo, e é nesse momento que o gestor deve atuar de acordo com o plano estratégico defensivo (agir). Também pode ser encontrado, na etapa de checagem, que a estratégia está sendo aplicada, mas o resultado está muito baixo. Logo, uma reorganização na estratégia é necessária, pois está “sobrando potência”. As análises podem variar dependendo do resultado encontrado e das nuances de cada etapa.

Como mencionado inicialmente neste artigo, para cada empresa existe uma forma singular de aplicar a Matriz SWOT. A essência é a mesma, mas nada impede que cada gestor adicione alguns temperos pessoais. Afinal, cada empresa é única, e fornece as informações que são particulares de seu segmento. O importante é ter uma listagem inicial sincera e coerente, e uma boa organização e classificação de cada item. As demais etapas são de análise, crítica e leitura de cenário. Mas é sempre bom lembrar que a SWOT não serve apenas para ver o presente. Ela deve ser um instrumento de tomada de decisão, de atitude empresarial. Senão, de nada valerá o estudo; serão palavras ao vento.