Fazendo Um Bom Controle de Estoque

Fazendo Um Bom Controle de Estoque
Michele Bastos - 23/02/2018

Se pensa que o controle do estoque de produtos está limitado ao controle das entradas e saídas, está enganado! A verdade é que o controle de estoque de produtos é uma ferramenta tão importante que está no centro do plano estratégico de uma empresa.

O Controle de Estoque e Produtos compõe o capital de giro da empresa. O capital de giro é o dinheiro que se encontra disponível na empresa para que ela possa se manter no mercado por um tempo determinado.

Portanto, sendo o controle de estoque um dos mais importantes ativos do capital circulante da empresa, deverá ser feito com especial cuidado. Além disso, ele deverá estar integrado em todos os sectores da empresa, até porque tem um impacto direto nas mais diversas atividades, indo da área financeira até as áreas comerciais e de produção.

Perigos de um mau controle de estoque de produtos

Quando fazemos um mau controle de estoque de produtos, a probabilidade de perda é quase certa. Além de prejudicar nas vendas, gera prejuízos sérios para a organização.

Pensemos no seguinte: Um cliente chega em sua loja em busca de um determinado produto. Mas, por falta de controle de estoque, ou por um controle de estoque inadequado e ineficiente, você não tem esse produto. Ora, o cliente sai da sua loja e vai comprar o produto numa empresa sua concorrente.

Além de não termos ganho com a venda desse produto, acabamos perdendo um cliente que poderia fazer outras despesas na nossa empresa, porque ele não voltará. Ele passará a ir à empresa concorrente onde encontrou o que buscava.

Outro grande problema de um mau controle de estoque de produtos é o excesso de estoque. Se à primeira vista isso não possa parecer um problema, a realidade é que excesso de estoque poderá gerar prejuízo para a empresa.

Isso porque os produtos em excesso poderão ficar estagnados no mercado, poderá não vender, ou demorar muito tempo para conseguir vender todo o produto que tinha em excesso. Ora, essa espera pela venda de todo o estoque poderá significar um longo tempo para recuperar todo o capital que investiu no produto.

Por que fazer um bom controle de estoque?

Tendo em conta aquilo que dissemos anteriormente, conseguimos perceber que o controle de estoque de produtos faz com que a empresa consiga perceber de forma clara em que produtos a empresa está tendo gastos desnecessários, e em que produtos deverá investir mais.

Mas existem outras vantagens de se fazer um bom controle de estoque de produtos. Vejamos detalhadamente.

Otimizar os recursos

Uma das vantagens de fazer um bom controle de estoque passa pela otimização de recursos. Tendo um controle de estoque efetivo conseguimos reduzir a quantidade de insumos para um nível ideal. Assim não teremos excedentes. Este fato cria uma vantagem competitiva em relação às outras empresas pois terá mais recursos financeiros.

Devemos ter em conta que estoques altos requerem um investimento inicial, mas também implicam um maior investimento para os manter. Isso faz com que o seu poder de compra seja reduzido, o que poderá significar não ter dinheiro para outras atividades empresariais, ou outros produtos que estejam faltando.

Tenha sempre em mente que produtos empatados é o mesmo que ter dinheiro parado. Isso nunca é bom para o caixa da empresa.

Assim sendo, quando fazemos um bom controle de estoque, conseguimos otimizar os recursos, o que significa que a saúde financeira da sua empresa fique muito melhor.

Diminuir desperdícios

O controle de estoque, quando bem elaborado, pode dizer alguns possíveis desperdícios de material que a organização possa ter. Desperdício de material é o mesmo que prejuízos, e esses prejuízos só têm um culpado: má organização!

E não falamos apenas na falta de organização do próprio controle de estoque. Falamos de má organização no geral.

Um ambiente organizado e limpo favorece muito uma empresa, evitando quebras, furtos, entre outros problemas.

Gestão financeira

O controle de estoque de produtos tem de passar a ser visto como aplicação de dinheiro, e não só o reduto de mercadorias e insumos. Por essa mesma razão ele faz parte integrante da gestão financeira da empresa.

É esse controle que permite gerenciar entradas de mercadorias, saída de mercadorias, aumento de demanda, redução de demanda. Ora, esses dados são muito importantes para conseguirmos direcionar a produção.

Como fazer um bom controle de estoque de produtos

lém de aumentar os lucros, diminui gastos e evita prejuízos em vários níveis.

Por isso mesmo vamos detalhar aqui tudo o que precisa fazer para um bom controle.

Rotina

A sua empresa precisa ter uma rotina bem definida. Deve estabelecer a frequência para fazer o controle de estoque, e ela não deve ser feita com um período de tempo prolongado. Ao deixar passar muito tempo entre um controle de estoque e outro, poderá representar um esquecimento de registros importante de movimentações de estoque.

Estabeleça uma frequência diária ou semanal, dependendo do movimento da empresa.

Registro dos produtos

Todos os produtos têm de ser registrados. Para facilitar esse processo, faça uma ficha cadastral. Juntamente com a quantidade, detalhe também algumas informações do produto.

  1. Características do produto
  2. Localização do produto na empresa
  3. Quantidade
  4. Data de entrada e saída
  5. Custo
  6. Preço de venda
  7. Teto máximo e mínimo de estoque

É muito importante definir o mínimo e o máximo de estoque. Não esqueça que tanto o excesso como o prejuízo de produtos lhe trazem problemas.

Sistema de gestão

Existem sistemas de gestão que automatizam o processo de forma a facilitar todo seu dia-a-dia, além de evitar falhas de gestão.

Além disso, os sistemas de gestão interligam vários níveis da empresa, o que poderá significar uma maior otimização dos negócios.

Por exemplo, conseguimos perceber a sazonalidade da entrada e da saída dos produtos, o que faz com que saiba quais as épocas exatas de baixas e altas demandas de determinado produto.

Poderá também acessar aos pedidos e reservas de forma a conseguir gerenciar todos os pedidos de venda, garantindo que todos os produtos estão em estoque na hora de vender.

Um bom sistema de gestão também permite realizar o registro de todas as movimentações e permite consultar os inventários. Esse inventário é feito automaticamente quando o lançamento e registro dos pedidos de compras e vendas é feito corretamente.

Os sistemas de gestão também permitem identificar possíveis desvios de estoque, quer seja devido a perdas ou furtos.

Ao fazer esse tipo de controle consegue também consultar o histórico de determinado produto para saber o fluxo e a receita gerada.

Outra vantagem é que eles geram vários tipos de relatório. Desta forma conseguimos fazer análises completas, além de poder consultar o inventário da empresa.

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Michele Bastos bacharel em Administração, gerente na Design Bastos e consultora de vendas na Agência Atena e Sistema Soma. Ama o que faz e procura sempre dar o bom exemplo e motivar os colaboradores.
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