Tudo Que Você Precisa Saber Sobre NFe (Nota Fiscal Eletrônica)

Um dos maiores benefícios que a Internet nos proporciona na atualidade é que não temos mais que ficar acumulando milhares de papeis, pois podemos arquivar todos os nossos documentos online.

E este benefício é ainda mais importante para os empreendedores, pois quanto maior é a empresa, mais papel é acumulado, gerando desorganização e “dores de cabeça” aos empresários, diante da perda de documentos importantes.

Por isso, toda pessoa que é ou deseja ser dona do negócio próprio deve começar a emitir notas fiscais eletrônicas, pois este é o método mais simples e rápido e, além disso, elas ficarão armazenadas online, não havendo riscos de perda.

Também é uma forma de economizar espaço na sua empresa, pois a legislação prevê que as notas fiscais devem ficar armazenadas por até cinco anos.

Além disso, a tendência é que as notas fiscais de papel saiam de circulação nos próximos anos e que toda empresa seja obrigada a emiti-las eletronicamente.

Caso você ainda não tenha familiaridade com a nota fiscal eletrônica, nós vamos explicar tudo o que você sempre quis saber neste artigo, para que possa poupar o seu tempo e dos seus funcionários e sempre ter os documentos à disposição quando quiser consultá-los.

O que são notas fiscais eletrônicas?

Elas são arquivos eletrônicos, também chamados de NF-e, que foram criados para substituir as notas fiscais de papel, proporcionando melhor controle por parte do fisco e do próprio empresário.

Ela tem como objetivo documentar para fins fiscais uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, da mesma forma que a nota fiscal de papel, a diferença é que agora ela é emitida eletronicamente, através de um emissor gratuito ou software próprio.

Para utilizar as notas fiscais de papel você deve levá-las na gráfica, e esta deve pedir autorização à Secretaria da Fazenda para que possa emiti-las, e isto continua acontecendo com as eletrônicas, só que ocorre no momento da emissão, e em cada nota que você quiser emitir deverá haver essa autorização.

Deve ser assinada digitalmente, através de um certificado digital, que é um arquivo de computador que garante a sua identidade na Internet.

Depois de obter a autorização de uso pela Secretaria de Fazenda, ela disponibilizará a nota fiscal eletrônica no site, para que você e qualquer pessoa que esteja interessada e que possua a chave de acesso do documento possa consultá-lo quando achar necessário.

Quando você emite uma nota fiscal eletrônica, o que é válido como documento comprovativo da transação é o arquivo digital em formato xml, pois o documento impresso chamado Danfe não tem validade fiscal.

Danfe é a sigla de documento auxiliar de nota fiscal eletrônica, e, embora sua função seja meramente acessória, ela serve para dar a chave de acesso da NF-e à pessoa que precise verificar o documento online e se ele realmente existe.

Ela também possui um código de barras para que seja feita a leitura ótica, caso seja da preferência da pessoa.

Em uma transação, você não pode enviar somente a Danfe para o seu cliente, você deve também enviar o arquivo xml, para que ele tenha acesso à nota fiscal eletrônica.

A Danfe é, portanto, um mero comprovante da transação, mas não tem validade fiscal.

O que eu preciso para emitir as notas fiscais eletrônicas?

Para conseguir emitir uma nota fiscal eletrônica são necessários cinco itens fundamentais.

1) Computador

Este item é bastante óbvio, pois você precisa possuir o programa instalado para conseguir emitir as notas através nele.

Você vai precisar possuir o programa para cadastrar o cliente, a venda e pedir autorização da Sefaz para emitir a nota fiscal.

2) Impressora

A impressora que você vai precisar, irá depender um pouco do tipo da nota que você deseja imprimir.

Se você deseja fazer a impressão em tamanho A4, uma impressora comum pode fazer o serviço.

Para fazer impressões a consumidores, que requerem um papel em tamanho menor, você pode utilizar uma impressora térmica, ou continuar utilizando a impressora comum.

3) Internet

É importante que você possua acesso à rede mundial de computadores, e que sua conexão seja estável.

Caso sua Internet tenha muitos problemas de conexão, você deve tentar minimizar a utilização dela, através de um programa de computador que não exigirá que você fique acessando a Internet o tempo inteiro, mas mesmo assim você precisará do acesso para fazer a emitir a nota fiscal.

4) Software

Você pode tanto utilizar um programa no seu computador ou utilizar um software web.

A escolha do programa mais adequado depende muito da qualidade da sua Internet, pois se você possui uma conexão que não é estável, o melhor é utilizar o programa de computador, que não depende de rede.

Se sua Internet for estável, você pode utilizar o software web, que é um programa que você acessa através da rede, e seus dados ficam todos armazenados na “nuvem”, o que possibilita que você acesse-os de qualquer local e que eles fiquem seguros, pois estão armazenados na rede, e não no computador.

5) Certificado Digital

Você precisará de um certificado digital para que sua identidade seja verificada na Internet.

Sem o certificado digital você não consegue nem autorizar, nem emitir notas fiscais eletrônicas.

Várias empresas realizam este serviço, e normalmente ele é feito através de um cadastro no site destas entidades, o posterior pagamento de um boleto e por último a ida ao local para comprovar sua identidade.

Ele é armazenado em token, cartão com chip ou até mesmo no seu computador.

Os preços variam conforme a forma de armazenamento e prazo de validade, pois o certificado digital normalmente dura por volta de 1, 2 ou 3 anos.

Quais são as vantagens de utilizar a NF-e?

Ela foi criada através de uma iniciativa das Secretarias de Fazenda Estadual e Receita Federal visando reduzir custos, simplificar os processos e agilizar as transações comerciais.

Existem inúmeros motivos pelos quais a nota fiscal eletrônica é mais vantajosa que a de papel, e vamos enumerar alguns deles adiante:

1) Evitar ficar esperando por notas que os fornecedores enviam, mas nunca chegam

Através da nota fiscal eletrônica você não precisa mais se preocupar em pedir para o fornecedor enviar uma nota pra você, pois você poderá acessar a NF-e diretamente do seu computador.

Ele também não vai mais ter desculpa para não enviar a nota, pois você pode simplesmente pedir pela chave de acesso da NF-e e consultar se ela foi mesmo feita.

2) Não perca mais nenhuma nota fiscal

Um dos principais problemas das notas fiscais de papel é que algumas vezes elas se perdem no meio da papelada do escritório, e quando o fisco pede para verificá-la e você constata que a perdeu, pode ter que pagar uma multa.

Qualquer nota fiscal deve ser armazenada por até cinco anos, de acordo com a legislação.

Com a NF-e você não corre este risco, pois ela fica armazenada no banco de dados da Sefaz, estando disponível para consulta sempre que precisar.

3) Custos mais baixos

A quantidade de papel que uma empresa gasta com notas fiscais pode representar um custo enorme no final do mês.

Reduzir esse gasto com papel, além de ser ótimo para o meio ambiente, vai auxiliar a reduzir um custo que pode afetar o faturamento das empresas.

Também existem os gastos burocráticos, que são os custos indiretos das empresas, como é o caso do emissor de notas fiscais de papel.

Apesar de não parecer, este tipo de custo acaba tendo um impacto grande nas contas das empresas no final do mês.

A NF-e surgiu para demonstrar que os meios eletrônicos são aliados dos vendedores na busca por maiores receitas e menores custos.

4) Impacto positivo nas vendas

Um dos fatores que mais contribuem para que haja uma melhoria nas vendas das empresas é efetuar as tarefas no menor tempo possível e com maior qualidade.

Isso proporciona com que os clientes se mantenham mais fieis ao seu produto, ou seja, o seu negócio vai se tornar a primeira opção dele sempre que quiser comprar o produto que você comercializa, o que, consequentemente, causa impacto positivo nas vendas.

5) Melhora da comunicação entre as partes

Através da nota fiscal eletrônica, todos os participantes da cadeia produtiva vão estar mais cientes do que lhes foi cobrado, gerando maiores laços de confiança.

Os benefícios da nota fiscal eletrônica não param por aí, pois para cada parte da relação comercial, ela apresenta vantagens distintas.

Empresa vendedora: dentre os inúmeros benefícios vivenciados pelos vendedores estão a maior agilidade para efetuar as vendas, menos erros nas notas e menos acúmulo de papel.

Quem recebe nota fiscal: para quem está nesta posição as atividades ficaram mais ágeis, pois não é preciso digitar cada uma das notas que chegam na empresa.

Contabilistas: para os contabilistas a NF-e significou uma redução no número de erros cometidos, e permitiu que fossem criadas novas áreas de atuação, como consultoria de nota fiscal eletrônica.

Fisco: a nota fiscal eletrônica representou um grande avanço no controle do fisco sobre as operações realizadas pelas empresas, e, além disso, este sistema permite que ele tenha uma comunicação melhor com os outros órgãos visando partilhar informações.

Quais são os diferentes tipos de NF-e?

A Receita Federal está sempre buscando adaptar os processos aos diferentes tipos de atividades existentes, e, por isso, surgiram diferentes tipos de NF-e.

Para entender como funciona a nota fiscal eletrônica você deve entender quais são os diferentes tipos e qual é o que melhor se adequa a atividade da sua empresa.

Nota Fiscal Eletrônica

A nota fiscal eletrônica é utilizada nas mais variadas operações e está sujeita ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Produtos).

Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor

Este tipo abrange somente a venda de mercadorias para o consumidor final.

Esta nota somente pode ser utilizada em operações estaduais, e não geram crédito de ICMS.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

O objetivo deste tipo de nota fiscal eletrônica é registrar as operações relativas a serviços, sujeitas ao ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza).

Conhecimento de Transporte Eletrônico

É um documento emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma prestação de serviços de transporte.

É possível cancelar uma nota fiscal eletrônica?

Você não pode efetuar o cancelamento de notas fiscais sempre que desejar, pois existem algumas regras para que isso ocorra.

Somente é possível cancelar uma nota fiscal eletrônica caso a mercadoria não tenha circulado.

O prazo para cancelar uma NF-e depois de emitida é de 24 horas, depois disso, se tiver que cancelar você poderá estar sujeito a uma multa.

Este tempo foi estipulado para que fosse evitada a circulação de mercadorias antes do cancelamento, pois isso já gera a incidência de impostos.

Portanto, a nota fiscal eletrônica representa um grande avanço para todas as partes envolvidas em uma relação de consumo, inclusive para o contador e para o fisco, que podem exercer o trabalho de forma mais fácil e ágil.