Quem nunca usou planilhas para gerir negócios, não é mesmo? Existem inúmeras vantagens em utilizar as planilhas na gestão empresarial, ou mesmo, gestão pessoal. Ao longo dos anos a tecnologia está evoluindo e surgem mais opções com funções das planilhas.
As planilhas, principalmente as de controle financeiro, se tornaram ferramentas indispensáveis na gestão de empresas. No entanto, com o avanço tecnológico não podemos utilizar apenas um meio de controle.
Acompanhe este conteúdo e descubra mais sobre as vantagens e desvantagens do uso de planilhas nas empresas. Continue lendo o texto e você vai aprender mais sobre:
- Vantagens de fazer gestão usando planilha
- Desvantagens do uso de planilhas nas empresas
- Outras soluções para a gestão empresarial
- Softwares de controle financeiro
E agora, qual opção escolher?
Vantagens de fazer gestão usando planilha
Existem muitas vantagens de utilizar planilhas, o fato de ser uma ferramenta acessível, com preço baixo é o primeiro benefício. Além disso, existem diversos modelos de planilhas, prontinhos na internet para fazer download.
De fato, existem pessoas que preferem criar suas próprias planilhas, o que não é impossível. Com o acesso a um computador e um programa como o Excel, é possível criar planilhas para todas as ocasiões.
Além de termos acesso a programas como o Excel, temos programas gratuitos como o BrOffice, um programa de criação e edição de documentos gratuito. As planilhas são bem acessíveis, podem ser acessadas em dispositivos mobile, celulares, Tablet, entre outros.
Uma das maiores vantagens, se não a maior, é que se pode acessar as planilhas sem acesso a internet, ou seja, off-line. As planilhas mais utilizadas são as planilhas de controle financeiro. No entanto, algumas empresas possuem planilhas para diversas funções.
Entre as funções estão; controle financeiro, de fluxo de caixa, planilha de gastos diários, giro de estoque, despesas com fornecedores, cálculos de impostos, gestão de vendas, entre outras funções. Veja um resumo das vantagens:
- Ser grátis
- Possuir modelos prontos
- Várias funcionalidades
- Poder ser acessada off-line
- Economiza custos
Não se pode negar que algumas empresas preferem utilizar planilhas grátis para evitar custos com software. Alguns empreendedores também alegam que, usam planilhas para economizar com treinamentos dos funcionários.
De fato, as planilhas já estão no mercado a vários anos, por exemplo, o Excel que já tem mais de trinta anos de existência. Isso faz com que as empresas mais tradicionais utilizem muito as ferramentas de criação de planilhas.
Desvantagens do uso de planilhas nas empresas
Vimos que as planilhas possuem muitas vantagens, mas também têm algumas desvantagens. Para algumas pessoas, não é fácil manusear elas por possuírem fórmulas complexas. Outra desvantagem é o fato de ser difícil de serem analisadas, principalmente em grandes períodos de tempo.
Digamos que a empresa costuma gerenciar controles anuais, durante esse período vão alimentando a planilha. Chega a hora em que são tantas informações que o trabalho de análise começa a tomar muito tempo.
A pesquisa de informação dentro das planilhas também é um fator negativo. É preciso utilizar atalhos no teclado para fazer pesquisas. Além disso, qualquer erro de digitação pode alterar as fórmulas.
No caso das planilhas financeiras, é possível que erros de digitação alterem os cálculos importantes. Quando os cálculos devem ser precisos, isso poder ser um erro fatal, em alguns casos gera multas e prejuízos financeiros.
As planilhas são arquivos de computadores e eles podem ficar pesados, ou seja, ficam lentos e começam a travar. Para usuários que não possuem conhecimento em recursos avançados, documentos assim são bem complicados. Veja o resumo das desvantagens:
- Difícil operação
- Fórmulas complexas
- Analise complicada a longo prazo
- Tomam tempo
- Problemas com travamento
- Fácil de perder informações
- Funções limitadas
Para fazer documentos com recursos avançados é necessário ter conhecimento em linguagem de programão. Usuários que desejam trabalhar com recursos mais complexos, devem utilizar a linguagem VBA (Visual Basic for Aplications), exclusiva da Microsoft.
Como já vimos, o uso de planilhas é vantajoso e ao mesmo tempo, possui desvantagens. O que se deve fazer é buscar outras alternativas. Nos dias atuais, há muitas opções de ferramentas tecnológicas.
Outras soluções para a gestão empresarial
As planilhas ainda não saíram de linha, digamos assim. Porém, muitas pessoas preferem outras soluções para gerir suas empresas. Justamente por isso, surgem no mercado diversos softwares de gestão empresarial.
Os aplicativos de gestão possuem vantagens e desvantagens também. A escolha depende de cada pessoa. Alguns gestores preferem planilhas, já outros, preferem aplicativos. Porém, não é bom depender de apenas um sistema de gestão.
As outras alternativas para Controlar Diariamente as Finanças e também outras tarefas, estão cada vez melhores. Nos dias de hoje é comum armazenar informações na nuvem, deixar tudo online é bom para evitar perdas de documentos.
Ate no próprio e-mail do Google, o Gmail, já existe um serviço de armazenamento de informações, conhecido como Google Drive. Com essa ferramenta você pode armazenar todas a planilhas e documentos na nuvem, basta digitalizar tudo.
O serviço do Google tem uma versão gratuita, mas quando se ocupa todo espaço no servidor, é necessário pagar. Além do Google Divre, existe o One Drive e o Dropbox que fazem a mesma função de armazenamento de documentos.
Outra opção é a criação do próprio programa de gestão. É viável contratar um programador para a criação de programas. No entanto, essa opção costuma sair muito cara e ter alguns problemas, se o profissional não for de confiança. Ainda assim, não deixa de ser uma ótima opção.
Softwares de controle financeiro
Com a ajuda dos computadores e celulares inteligentes, os smartphones, a diversidade de softwares de gestão só aumenta. No mercado existem empresas especializadas em oferecer programas e aplicativos que servem para gerir tudo em uma empresa.
Desde o Controle Financeiro ao Controle de Estoque e até mesmo a gestão de Envio de Orçamentos os sistemas agilizam o dia a dia e mantém seus dados seguros em servidores nas nuvens. Geralmente estes softwares possuem opções para testar gratuitamente sem compromissos e também assinaturas de baixo custo mensal.
As empresas comercias costumam utilizar muito os sistemas de gestão empresarial eletrônico. Isso ocorre devido a necessidade de monitorar vendas e utilizar leitores de código de barras nos caixas.
Para pequenas empresas ou profissionais liberais, é viável a utilização de programas gratuitos. Isso evitará gastos e, a falta de controle de tarefas da empresa. À medida que a empresa vai crescendo, pode-se começar a investir em soluções avançadas.
Qual opção escolher?
Antes de começar o planejamento empresarial é viável fazer pesquisas de mercado. Analisar quais ferramentas serão utilizadas, deve ser um ponto a ser notado. Se sua empresa é pequena ainda é possível gerir com a ajuda de planilhas simples.
Contudo, a opção mais aconselhada é a de utilizar planilhas e softwares. Caso sua empresa já esteja estabelecida no mercado e tenha muitos processos a serem geridos, as planilhas começaram a ficar obsoletas.
Os Softwares de Gestão que conseguem armazenar informações de todos os departamentos, são melhores para médias e grandes empresas. Pode-se também, contratar pessoas ou formar uma equipe para gerir todas as ferramentas.
Na hora de tomar a decisão de escolha, você deve levar em conta todos os benefícios. Apesar da economia ser sempre bem-vinda, algumas soluções fáceis costumam causar problemas. Investir em programas de gestão pode ser a melhor opção para evitar alguns danos na empresa.
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