Como Utilizar o What's App a Favor De Sua Empresa

Como Utilizar o What's App a Favor De Sua Empresa
Michele Bastos - 14/03/2018

Agilidade na comunicação é o que muitas empresas procuram. Seja no trato de assuntos internos, ou durante a execução no serviço, os líderes querem acompanhar de forma rápida todo o processo. Esse é o motivo que levou o aplicativo WhatsApp para dentro das organizações. Porém, é importante saber que existem recomendações para usar o mensageiro mais popular do mundo.

Dá uma resposta precisa e rápida a clientes, fornecedores e integrantes da equipe é o que qualquer gestor almeja. E por isso, recorre-se cada vez mais a aplicativos como WhatsApp. Mas, evidente que pelo seu caráter mais informal, não pode ser utilizado de forma aleatória. Principalmente no contato com clientes, essa comunicação pode ser entendida como invasiva demais, então é bom ter cuidado.

O fato é que o WhatsApp se faz presente na transmissão de mensagens corporativas, e para ajudar na utilização correta, listamos dicas indispensáveis para ter sucesso nisto.

Não envie spam

Não se deve iniciar uma conversa com o cliente. Pelo WhatsApp é o consumidor que dá o primeiro passo. Mesmo que sua linha seja empresarial, a de seu cliente é pessoal, ele é que decide o que deseja receber. Então, seu número cadastrado no mensageiro poderá constar em cartões, assinaturas de e-mail ou no site da empresa, frisando que é usado para comunicação por mensagens.

Atenção a linguagem

A linguagem que usará no WhatsApp empresarial não é de todo informal. Ela inicialmente deve se enquadrar ao perfil e público da empresa, porém, terá zelo pela gramática e ortografia sempre, e limitar-se a assuntos dos serviços em questão.

É sempre recomendado uma conversa afetiva (no trato com clientes), mas sem tanto apelo. Com fornecedores e parceiros, também manter uma linguagem objetiva e direta. Também, treinar os funcionários que irão utilizar a ferramenta é válido.

Esteja preparado para alta demanda

Se disponibilizar o número de WhatsApp para atender parte do suporte de sua empresa, esteja preparado para conseguir responder um grande número de pessoas. Nesse caso, é bom ter um profissional que conheça bem a empresa, e que tenha facilidade em manusear esse tipo de ferramenta.

No caso do suporte em específico, é aconselhável que outros meios sejam adotados, como linha telefônica física, e-mails e chats no site. Assim, as dúvidas serão tiradas de forma bem mais ágil.

Outro ponto para seu atendimento no WhatsApp é horário definido para responder. Se tiver estrutura para mantê-lo 24 horas, ótimo. Mas, caso contrário, estipule o expediente que os funcionários poderão responder a clientes e fornecedores.

Sempre avalie a eficiência

Como qualquer outra ferramenta de gestão, o uso WhatsApp na empresa precisa ser avaliado. Deve-se sempre se perguntar “se tem funcionado, alcançado os objetivos?”, “as vendas melhoraram?” e “houve economia com gastos em ligações”.

Isso poderá ser medido com uma pesquisa de satisfação entre os clientes, e com os membros da equipe, como também, os próprios relatórios financeiros.

Controle os Clientes

Se seu produto ou serviço for bom e você divulgar da maneira correta, rapidamente você irá ter diversas pessoas entrando em contato e tirando dúvidas.

Tente ao máximo manter um Controle dos Clientes. Como o contato foi por Whats App, você já terá o número do cliente, então dê o próximo passo e pergunte também o nome e mais importante, pergunte e anote o e-mail.

O endereço de e-mail vai permitir que você envie futuras promoções e mantenha uma relação a longo prazo.

Utilize o perfil do aplicativo para empresas

O Whats App possui uma versão exclusiva para empresas chamado WhatsApp Business. Ele tem uma interface muito similar a versão normal, porém, é pensada exclusivamente para negócios.

Nesta versão, você poderá criar um perfil de sua empresa e vincular todos os números de seus funcionários que farão o atendimento. O perfil da empresa será aplicado para todos.

Existem alguns outros benefícios como respostas rápidas que ficam disponíveis para agilizar a digitação ou até mesmo respostas automáticas.

Usar uma linha corporativa

Caso sua empresa já tenha mais estrutura, é indicado que os funcionários que estiverem liberados para trabalhar com o aplicativo utilizem uma linha empresarial ao invés de seus próprios números pessoais.

Além de parecer um pouco mais profissional, quando acontecer uma troca de funcionário, o número e os atendimentos irão passar para o próximo colaborador que foi contratado.

Atendimento fora do expediente

Com um número de Whats App público para atendimento, vai ser bem comum receber contatos durante o dia inteiro e até mesmo durante a noite.

Isto pode ser uma grande vantagem para sua empresa, especialmente se você estiver disposto a atender depois do horário.

Depende muito do seu produto ou serviço, mas geralmente as pessoas têm mais tempo em casa e gostam de pesquisar e fazer compras em horários estranhos.

Uma empresa que saiba atender bem e aproveitar este impulso de compra, com certeza poderá fazer muitas vendas até mesmo a noite.

Seja Rápido

Por conta da internet, as pessoas têm muitas opções disponíveis e estão cada vez mais impacientes, por isto, você deve responder rapidamente seus clientes para aproveitar o momento.

Tire todas as dúvidas e se possível já envie um orçamento pelo próprio whats app ou por e-mail. O Sistema Soma possui um sistema onde você pode montar um Orçamento, copiar o link e colocar no whats app de seu cliente, agilizando bastante o processo.

E caso você trabalhe com a prestação de serviços, o sistema também gera Ordens de Serviço

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Michele Bastos bacharel em Administração, gerente na Design Bastos e consultora de vendas na Agência Atena e Sistema Soma. Ama o que faz e procura sempre dar o bom exemplo e motivar os colaboradores.
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