Diferenças Entre Papel, Planilha e Sistemas Online

É um consenso que o Controle Financeiro é algo essencial para qualquer empresa, independente do estagio e da maturidade de seu empreendimento.

Porém algumas dúvidas podem surgir na hora de escolher a melhor maneira de fazer este controle e geralmente as principais opções consideradas são: Papel e Caneta, Planilhas ou um Sistema Financeiro Online.

Muitas empresas no nosso país ainda optam pelas tradicionais planilhas ou o próprio papel, enquanto outras optam por softwares que ajudam a automatizar e simplificar o processo.

A verdade é que cada uma destas opções têm suas vantagens e desvantagens e a solução ideal pode variar de acordo com o seu negócio e seus objetivos.

Para entendermos o que será melhor para sua empresa, confira a lista a seguir.

As principais opções

O papel é o mais tradicional, onde os empreendedores anotam, escrevendo com lápis ou caneta, as informações que desejam ver arquivadas. Geralmente são colocados em pastas, ou arquivos, separados por temas, de forma a ser mais fácil a sua identificação.

Já as planilhas, são documentos feitos no computador, geralmente usando o programa pago chamado Microsoft Excel ou então alguma versão alternativa.

A terceira opção são os softwares online, onde você pode acessar e gerenciar as informações de sua empresa de uma forma mais simples, organizada e independente de onde você esteja.

Vantagens e desvantagens do papel

O papel é um método de armazenamento de informações mais convencional, e até aos dias de hoje milhares as pessoas dão preferência a praticidade do caderninho.

O mesmo acontece em empresas. Quer seja para anotar dados de clientes, em fichas, ou para fazer controle de estoque, ou anotações de caixa, o papel ainda é muito usado.

A grande vantagem do papel é que não exige um grande investimento inicial. O papel é bem barato e pode ser acessado a qualquer momento, desde que você tenha se lembrado de levar seu bloco de notas no bolso.

Outra das grandes vantagens do uso do papel é que ele não te obriga a ter um computador, nem mesmo internet, o que é um benefício para aqueles que têm pouco dinheiro no seu orçamento disponível.

No entanto, o uso do papel traz algumas desvantagens grandes. A maior delas é o espaço que ocupa. Ter toda a informação de uma empresa armazenada em papel obriga a dezenas de arquivos, o que faz com que necessite de um espaço muito grande, somente para alojar todas as informações.

Além disso, com o papel, é bem fácil errar, especialmente em gestão financeira. Não existe nenhuma forma de sabermos se um número ou outro estão errados. Nada nos avisa. É necessário conferir todos os dados, o que demanda bastante tempo, e muitas vezes a contratação de um especialista.

O cruzamento de dados e sua análise começam a ficar complicados conforme o número de informações aumenta. A informação deve ser cruzada de forma manual, o que torna o trabalho bem estressante e moroso.

A questão da inviabilidade de se tirar relatórios de forma consistente, por si só pode ser considerada o ponto negativo mais marcante desta opção, devido a análise de indicadores serem essenciais para o crescimento e desenvolvimento mais certeiro de uma empresa. Para uma discussão mais completa sobre este assunto, confira os: Relatórios Importantes Para Um Empreendedor.

E quando ressaltamos a importância dos relatórios, não nos referimos apenas a grandes empresas, mas também são essenciais para autônomos e pequenas empresas. Responder perguntas como: Qual o mês do ano você tem o seu maior faturamento? e Qual o mês você tem o seu menor faturamento? Podem ser essenciais para que você trace estratégias, monte um capital de giro específico para certos períodos, ou faça ações de marketing nos meses de baixa.

O papel também é fácil de perder, e qualquer pessoa que tenha acesso ao espaço onde estão guardados pode checar as informações, o que não o torna um método inseguro. O papel também é vulnerável a degradação, seja ela natural ou devido a alguma catástrofe como um incêndio, alagamento, ou até mesmo algum vazamento interno de água.

Vantagens e desvantagens da Planilha

Os software de planilhas geralmente podem ser instalados em qualquer computador, existindo versões pagas e também gratuitas. O custo reduzido pode ser considerado como uma de suas vantagens, caso você opte por um software gratuito.

Dependendo de como você precisa organizar seus dados, a planilha pode ser, inicialmente, simples de se trabalhar, basta preencher os valores das linhas e colunas.

A complexidade inicialmente baixa, começa a aumentar consideravelmente caso você precise utilizar recursos avançados como efetuar cálculos em cima das planilhas e cruzar dados distintos e gerar relatórios avançados com dados de múltiplas planilhas.

Para ajudar um pouco a resolver esta complexidade alta, existem sites que oferecem vários modelos pré-feitos, prontos a usar. Dependendo da qualidade da planilha e de quão completa ela seja, os sites podem cobrar um valor para que o download possa ser feito.

Uma das desvantagens da planilha é o cruzamento de informações a longo prazo, por exemplo, é comum encontrarmos planilhas que organizam a informação de forma anual, tal organização dificulta o cruzamento de informações em um extenso período de tempo, como por exemplo, analisar o aumento das vendas em um período de 5 anos.

Outra desvantagem está relacionada ao armazenamento e a segurança de seus dados. Geralmente seus dados ficarão salvos em seu computador ou notebook, deixando os dados vulneráveis.

Uma pessoa com acesso local ao seu computador poderia, mesmo que sem uma má intenção, acabar abrindo sua planilha para verificar os dados. Outro risco é o de se pegar um vírus ou ter o seu notebook roubado.

Caso você precise checar as planilhas em diversos locais diferentes, você precisará ter bastante cuidado para manter todas as cópias atualizadas para que você não cometa o erro de utilizar algum dado antigo.

Existe uma solução para os problemas acima, que seria contratar um serviço cloud para que você possa salvar suas planilhas online, o que por um lado diminuiria as chances de você perder os dados devido a um acidente, porém adicionaria um passo a mais a sua gestão, necessitando que você mantenha os documentos sincronizados, além de adicionar a necessidade de estar conectado a internet.

Vantagens e desvantagens do Sistema Online

Os sistemas de contas a pagar e receber, principalmente os que são online, estão cada vez mais populares e ganhando a confiança e o gosto das pequenas empresas e até mesmo dos autônomos.

É importante citar que também existem as opções offline em que o software fica instalado em sua máquina, para mais detalhes nesse tópico específico confira as Diferenças entre Sistemas Online e Sistemas Locais.

Devido ao avanço da tecnologia, estas soluções ficaram muito baratas e acessíveis, se tornando uma opção muito viável para substituir as planilhas e também os cadernos de anotações.

Como todas as opções acima, os sistemas financeiros também possuem vantagens e desvantagens que vamos discutir a sequir.

Vamos começar pelas vantagens, sendo uma delas o fato de tais sistemas ficarem salvos e operarem diretamente de servidores cloud, trazendo alguns benefícios como:

1. O software não precisa ser instalado
2. Seu computador não precisa ser potente nem moderno
3. Os dados ficam seguros e estão sempre atualizados

Por ser online, o sistema pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha acesso a internet, como notebooks, tablets e smartphones, permitindo que você gerencie suas finanças de qualquer lugar e a qualquer hora.

Usufruindo dos benefícios de ser online, você não precisa se preocupar em ter que manter o software atuailizado e nem precisa se precoupar em ter que reinstalar caso seu computador precise ser formatado. Por estar em um servidor cloud, todas as atualizações acontecem de forma fluída.

Outra vantagen é a simplicidade de uso. Os softwares geralmente mantém tudo organizado e de forma automática, basta você cadastrar suas despesas e receitas que os sistemas irão gerar todos os relatórios importantes e manter tudo em ordem sem que você precise se preocupar com fórmulas e cálculos matemáticos.

Um ponto a favor é que algumas soluções disponíveis não te ajudam apenas na parte financeira, mas também lhe dão a opção de controlar o estoque, sua agenda pessoal, a lista de fornecedores, os orçamentos e muito mais.

Por fim poderíamos citar o suporte que é dados pelas empresas, caso você tenha dificuldades ou até mesmo precise enviar sugestões de melhorias, é bem provavém que a empresas irá lhe auxiliar e também estará aberta ao seu feedback.

Um dos pontos negativos que pode-se citar seria a necessidade de se possuir um conexão com a internet. Seja ela pelo seu computador ou pelo 3g de seu smartphone, a conexão é o que permite você acessar o sistema pelo navegador de seu aparelho.

Outro ponto a se considerar é que geralmente as soluções online possuem um custo mensal que pode ser proporcional ao recursos que você precisa utilizar, mas geralmente os planos são bastante baratos e acessíveis.

Por fim, outra desvantagem que pode ser citada, são as manutenções programadas. É algo bem raro de acontecer e geralmente acontecem durante as madrugadas, porém é comum que os sistemas online passem por tais manutenções ficando indisponíveis momentaniamente.

Independente de qual escolha sua empresa optar, ressaltamos que é o mais importante é manter o controle fino das receitas e despesas desde o início de suas operações.

Incentivamos todos os empreendedores a se organizarem para aumentarem suas chances de sucesso, mesmo que você começe utilizando o papel, crie o hábito de anotar todos os seus gastos e despesas.

E caso você opte por uma solução que pode te ajudar a simplificar este processo e lhe dar segurança por um valor bem acessível, confira o Sistema Soma - Sistema de Contas a Pagar e Receber Online.