Como Contratar Um Funcionário

Como Contratar Um Funcionário
Renan Lopes - 04/07/2017

Uma das partes mais complicadas ao gerir qualquer empresa é ter que lidar com a contratação de pessoas para trabalhar pra você, pois além de pensar se o candidato tem o perfil adequado para a vaga, ainda existe a preocupação em relação à documentação necessária e os impostos que serão pagos por conta disso.

Muitas vezes, quem faz o papel de funcionário no início do negócio são familiares e amigos, que não possuem nenhum vínculo formal com a empresa, mas se dispõem a ajudar sempre que for preciso.

Quando a empresa cresce e começa a ter bastante demanda, começa a ser necessário contratar algum funcionário, e é aí que surgem as dúvidas quanto ao processo de contratação.

Então, você está abrindo seu primeiro negócio e ainda não entendeu como funciona o processo burocrático para contratar um funcionário?

Nós explicaremos diversos detalhes do processo passo-a-passo, mas, caso queira saber mais sobre o assunto, vale a pena conversar com um contador sobre isso.

Fatores a considerar antes da contratação

Existem alguns fatores que devem ser pensados em relação ao processo burocrático de contratação de um funcionário já na fase de seleção.

Afinal, você deve se planejar para saber exatamente à quais regras deve se adaptar e quais os custos que vai ter com essa contratação, que costumam ir muito além do salário proposto.

#1 Qual é o salário que você pode pagar?

Para saber qual salário pagar ao seu funcionário, você deverá prestar atenção ao seu orçamento e ao piso salarial da categoria profissional.

Também deverá se atentar ao salário mínimo estadual, e a regulamentação das horas trabalhadas.

Além disso, as regras podem variar conforme o enquadramento e o tipo societário da empresa.

No caso de Microempreendedores Individuais (MEI),por exemplo, a legislação diz que você pode contratar um empregado com salário mínimo ou piso da categoria.

Na dúvida, o melhor a se fazer é pedir auxilio a um contador, para que ele te ajude a solucionar as dúvidas sobre este tema.

É necessário também que você ofereça uma remuneração que esteja de acordo com a vaga ofertada, pois, se oferecer um salário muito baixo, terá uma mão-de-obra ruim que não possibilitará que sua empresa cresça.

2# Preste atenção na legislação

Os sindicatos impõem diversas regras, e a convenção da classe profissional determina todos os direitos do funcionário, quanto você deve descontar do vale transporte, se vai ser necessário que ele tenha um convênio médico, etc.

Caso seja a primeira vez que sua empresa esteja contratando funcionários, é importante fazer o enquadramento sindical dela, para que dessa forma fique mais fácil ter conhecimento acerca das regras que deve seguir.

Também existem as normas que se referem ao local de trabalho adequado, como iluminação adequada, por exemplo.

Além disso, os direitos trabalhistas também devem ser levados em conta antes da contratação.

3# O custo de um funcionário

É fundamental fazer este cálculo antes de contratar um profissional, pois caso não saiba quais os custos, poderá prejudicar a saúde financeira do seu negócio.

Os encargos da folha de pagamento como 13° salário, férias, transporte, seguro de vida, dentre outros, podem significar um gasto até duas vezes maior do que o salário dele.

Muitas empresas buscam estagiários para que não seja necessário pagar os encargos trabalhistas, mas isso pode ser um erro, pois o contrato de um estagiário somente dura dois anos, após isso você deverá contratá-lo ou demiti-lo. A escolha pela dispensa acarretará na perda de um profissional experiente e levará a necessidade de contratação de outra pessoa, o que gerará mais gastos, não só com os valores de recisão, mas também de tempo, pois você precisará despreender o seu próprio tempo ou o de um funcionário para treinar o novo colaborador.

Também existem os gastos com treinamentos que serão necessários realizar para que o funcionário se adapte à função. Além disso, existem os custos com o processo de seleção e com uma possível demissão, que devem ser levados em conta também.

Uma alternativa que pode ser útil, especialmente se sua empresa ainda é pequena ou você ainda é MEI, é optar por Contratar um PJ.

Quanto aos encargos trabalhistas, é muito importante estar sempre em dia, um atraso pode prejudicar seu colaborar e também sua empresa, pois você ficará exposto a sofrer uma ação trabalhista. Para evitar evitar atrasos e facilitar sua gestão, recomendamos a utilização de um Sistema Online de Contas a Pagar e Receber, que além de oferer simplicidade e economizar tempo, vai deixar suas finanças e prazos mais organizados.

Exame médico admissional

Antes de realizar o registro do funcionário, você deverá agendar para ele um exame médico admissional.

Todos os empregadores são obrigados a implementar o Programa de Controle Médico da Saúde Ocupacional (PCMSO), que inclui os exames admissionais, periódicos, os de demissão, etc.

Este exame é obrigatório por lei, e é realizado por uma clínica de medicina do trabalho, que faz exames específicos para a função que virá a ser desempenhada.

O empregador deve arcar com todos os custos deste exame, além das despesas com os demais exames que o médico venha a solicitar.

O registro do funcionário

Após o parecer do médico de que o profissional está apto a realizar as funções na empresa, é hora de entender como deve ser efetuado o registro do funcionário.

Contrariamente ao que muitas pessoas pensam, o funcionário deve ser registrado imediatamente após o início das atividades.

Documentos necessários para a contratação

Agende uma data para que o funcionário traga todos os documentos para que seja feito o registro, tais quais:

  1. RG;
  2. CPF;
  3. Título de eleitor;
  4. Comprovante de residência;
  5. Carteira de trabalho;
  6. Certificado de alistamento militar e;
  7. Foto 3x4;
  8. Inscrição no PIS/PASEP;
  9. Certidão de nascimento/casamento.

Além destes documentos, é necessário que ele traga também nesta data o atestado concedido pelo médico, em que libera o funcionário para exercer as atividades.

Depois que esses documentos forem entregues a você, seu contador fará o contrato de trabalho e o cadastro do funcionário.

Ele também fará a anotação na carteira de trabalho do funcionário, com o nome do empregador, CNPJ, endereço, atividade do estabelecimento, dentre outras informações, e ela deve ser devolvida ao colaborador em até 48 horas.

Alguns outros procedimentos internos necessário são os seguintes:

  1. Preencher o livro registro do funcionário;
  2. Elaborar um acordo de prorrogação e compensação de horas;
  3. Preencher a declaração de dependentes para o Imposto de Renda e;
  4. Preencher o termo de opção do vale transporte.

Contrato de experiência

Você não é obrigado a adotar um contrato de experiência, e pode já partir para o contrato de trabalho, mas trata-se de uma oportunidade para que as partes se conheçam melhor e saibam se vão seguir adiante depois que o prazo terminar, ou não.

Normalmente são três meses de experiência, que podem ser divididos em 45 dias, prorrogáveis por mais 45 dias.

Caso a experiência não dê certo, o empregado recebe um quarto do 13° salário e férias proporcionais.

Estes contratos não exigem, após o término, aviso prévio ou multa de 40% por rescisão.

Se o empregador quiser continuar com o funcionário, é importante saber que o contrato de experiência se transforma automaticamente em contrato de trabalho após os 90 dias, e, a partir daí, são 48 horas para que sejam feitas as anotações na carteira de trabalho do funcionário, senão a empresa pode ser autuada.

Contrato de trabalho

Após o contrato de experiência, deverá ser feito então, formalmente, um contrato de trabalho.

Normalmente ele é feito por prazo indeterminado, já que o empregador costuma contratar colaboradores sem pensar em dar um fim ao contrato.

Mas existem empregos temporários, nos quais é utilizado o contrato por prazo determinado, que não podem durar mais de dois anos.

Por fim é só colocar os dados pessoais de cada uma das partes, estabelecer as regras quanto à jornada de trabalho, salário, dentre outras coisas que fizeram parte do acordo e assinar. E para continuar no tópico, confira nosso outro post contendo algumas Dicas Básicas Para Contratar um Funcionário

Como visto, contratar um funcionário exige bastante atenção. Manter o pagamento do salário e dos encargos em dia também. Por isto é sempre importante manter as finanças de sua empresa em dia para evitar multas e processos trabalhistas.

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Tem 29 anos, empresário e formado em Ciência da Computação com pós-graduação em Tecnologias Web e MBA em Gestão de Projetos. Aficionado por tecnologia, empreendedorismo e finanças.
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