Se a vida financeira da sua empresa está meio 'conturbada' e você não sabe por onde começar a se organizar novamente, vamos tentar dar uma mãozinha com algumas dicas para colocar a sua empresa de volta na linha.
Um dos principais motivos para a falência das empresas, especialmente as micro e pequenas empresas, é a falta de controle financeiro. Por este motivo, nós empreendedores devemos estar comprometidos com o propósito de manter em ordem a saúde financeira de nossos negócios.
SEPARE AS FINANÇAS PESSOAIS E DA EMPRESA
Antes de entrarmos mais a fundo nas principais recomendações para controlar suas finanças, você precisa se comprometer a manter sempre separado as finanças pessoas das finanças de sua empresa.
Esta confusão das contas acontece principalmente com autônomos e pequenas empresas. Um exemplo simples seria: o seu almoço diário. Como você está em seu escritório, talvez você fique tentado a lançar este gasto na conta de sua empresa.
Dica: Para evitar este tipo de comportamento, sempre se coloque no papel de um funcionário. Sempre que for lançar uma despesa, faça a seguinte pergunta: Se eu fosse um funcionário, a empresa onde eu trabalho iria bancar este gasto?
Se a resposta for não, é porque esta despesa é provavelmente um gasto pessoal.
Existem também alguns casos mais complexos, como por exemplo, o combustível de seu carro: muitas vezes parte dos kilômetros rodados são a serviço de sua empresa, e parte do trajeto é para atividades pessoais e de lazer. Neste caso o que vale é o bom senso.
Mas se todo o dinheiro movimentado é meu, porque separar as despesas pessoais?
Um dos principais motivos para aderir a esta prática é para poder precificar melhor seus produtos e serviços. Por exemplo, imagine que você possui as seguintes informações em mãos:
- Quanto minha empresa gasta por mês.
- Quantas horas levo para construir um produto / executar um serviço.
A partir de tais informações, você saberá exatamente qual é o preço de custo de um determinado produto e serviço. Se você vender por menos está perdendo dinheiro, se vender por mais está tendo lucro.
Caso você lance uma despesa pessoal na conta de sua empresa, vocè irá calcular um preço de custo mais alto, encarecendo o produto e provavelmente vendendo menos. Se você lançar uma despesa da empresa em sua conta pessoal, estará maquiando um gasto de sua empresa e irá calcular um preço de custo mais baixo do que o real.
Por fim, lembre-se também de tentar classificar da melhor forma possível os gastos da empresa, como por exemplo:
- Gastos com Pessoas / Salários / Mão de Obra
- Gastos com Transportes e Fretes
- Gastos com Matería Prima
- Gastos com Infra-Estrutura
ANOTE AS DESPESAS
Um dos hábitos mais importantes para Organizar as Finanças de Sua Empresa é anotar religiosamente todos os seus gastos. No início pode parecer trabalhoso, mas na realidade não é.
Dica: Crie o hábito de pedir notas ou então recibos para tudo que você fizer em seu dia-a-dia. Foi na papelaria? Peça um recibo. Foi almoçar? Peça um recibo.
Leve sempre uma caneta com você, e lembre-se de classificar se foi uma despesa pessoal ou uma despesa da empresa.
ANOTE AS RECEITAS
O mesmo procedimento se vale para o dinheiro que você recebe de seus clientes, e isto vale tanto para as vendas a prazo como para as vendas a vista e no dinheiro.
Dica: Ao registrar um recebimento, tente detalhar da forma mais completa possível, como por exemplo:
- Valor Recebido
- Data do Recebimento
- Produtos e Serviços
- Dados do Cliente Pagante
Manter um histórico, mesmo que simples, de seus recebimentos vai permitir que você analise se sua empresa está crescendo e se as vendas estão aumentando. O histórico também pode lhe ajudar a detectar a sazonalidade de seu negócio, ou seja, saber quais são os períodos em que as vendas estão concentradas.
Para exemplificar o conceito de sazonalidade: Em uma empresa de viagens a maioria das vendas ocorrem no período de férias.
Uma terceira utilidade para o histórico das receitas, é que você poderá analisar os dados e fazer previsões de qual seria o faturamento provável de sua empresa naquele período futuro.
CONTROLE OS PRAZOS DE PAGAMENTOS
O controle de prazos é um conceito que deve ser aplicado tanto para as despesas quanto para as receitas.
Uma conta atrasada pode gerar multas e até mesmo o cancelamento da prestação de um serviço que é essencial para sua empresa, como por exemplo: cortes de luz, de telefone ou de sua internet.
Você pode deixar separado uma relação com todos os gastos fixos mensais que você possui e as respectivas datas de vencimento.
Dica: Entre em contato com as empresas e altere todos vencimentos para um mesmo dia, por exemplo, negocie para que todas as suas contas vençam no dia 20 do mês.
ORGANIZE AS DATAS DE RECEBIMENTO
Naturalmente nós preocupamos mais em evitar atrasar nossas contas a pagar pois elas geram muitos juros, porém a desorganização na hora dos recebimentos dos clientes também pode gerar prejuízo.
Ao saber a data exata em que um cliente deve efetuar o pagamento, permite que você faça as cobranças de forma mais profissional e evite a inadimplência.
Dica: Crie um fluxo padronizado para enviar lembretes e avisos de cobrança.
Isto pode variar bastante de empresa para empresa, mas vamos dar um exemplo: Quanto estiver faltando 3 dias para o vencimento de um boleto, envie um e-mail a seu cliente avisando que a fatura já está disponível para ser paga.
Esta prática serve tanto para lembrar (de forma amigável) que seu cliente possui um compromisso com você, como também permite que cliente se organize com um pouco de antecedência.
REGISTRE SEUS CLIENTES E FORNECEDORES
Para que você consiga colocar em uso algumas das boas práticas mencionadas acima, como o controle de prazos, classificação dos gastos e fluxo de cobrança padronizado, você precisará ter a sua disposição os dados de seus clientes e fornecedores.
Registre pelo menos o Nome, o Telefone e E-mail. Você não precisa ser muito intrusivo e solicitar muitos dados, porém o básico é essencial.
Dica: Além re registrar os forncedores, é interessante manter organizado seus catálogos de produtos.
Seja o catálogo através de um website ou de um impresso, té-los sempre a disposição pode te economizar uma ligação desnecessária, como por exemplo, para conferir o preço com o fornecedor.
ENTENDA O QUE ESTÁ ACONTENCENDO
Registrar e organizar todos os dados financeiros é fundamental, mas você não deve parar por ai. Extrair padrões e informações destes dados vai permitir que você tenha uma visão estratégica de sua empresa e tome decisões mais acertivas.
Existem diversos relatórios que são importantes para um empreendedor, e dentre eles podemos citar o DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) e o DFC (Demonstração de Fluxo de Caixa).
Avalie também a sazonalidade de seus negócios, encontre os meses de alta e os meses de baixa. Nos meses de baixa, você pode tentar comercializar um produto diferente, ou fazer promoções para aquecer o mercado.
Tente encontrar quais produtos vendem mais e reduza o estoque daqueles que vendem menos ou que dão muitos problemas. Estoque parado é dinheiro perdido.
Encontre quais são os indicadores mais importantes para o sucesso do seu negócio, e foque neles.
Algumas sugestões de dados que você deve ficar de olho:
- Custos mensais fixos
- Faturamento bruto
- Lucro líquido
- Estoque parado
- Endividamento da empresa
- Rotatividade de funcionários
- Preço de forncedores
- Gastos operacionais
TENHA DISCIPLINA
A consitência é algo fundamental. Tente acompanhar diariamente o progresso da empresa e siga uma rotina. Se achar que você está sobrecarregado, delegue algumas funções para um colaborador, mas certifique-se de tempos em tempos que tudo está sendo feito como planejado.
A rotina financeira deve incluir:
- Anotar Receitas / Despesas
- Controlar Prazos
- Controlar Cobranças
- Registrar Clientes e Fornecedores
- Analisar Relatórios Importantes
- Planejar e Tomar Decisões
AUTOMATIZE E SIMPLIFIQUE
É possível se organizar e manter tudo em ordem utilizando apenas papel ou até mesmo planilhas.
E apesar de serem uma opção comumente usada em diversas empresas, você poderá encontrar algumas dificuldades a longo prazo de organização e de produtividade.
Uma alternativa muito atraente e com preço acessível, é utilizar um Sistema de Contas a Pagar e Receber Online como o Sistema Soma que pode ajudar a simplicar bastante o processo e gerar relatórios automaticamente.
Independente da escolha, você como empreendedor deu um passo muito importante rumo a organização financeira de sua empresa, continue no caminho.
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